呼叫中心从它开通服务开始,就是一个持续运营、集中处理企业客户信息的实体,无论其定位是否为开通24小时×365天全天候服务的运营机构。因此,呼叫中心管理的策略和方法是一个不间断设计、执行、改进的反复过程。
运营管理策略的制定大体需考虑以下几个方面的内容:
1、确定呼叫中心的市场开拓计划及相应的实施方案
呼叫中心作为企业信息服务平台的门户,代表特定的企业发布或搜集客户及市场信息是其基本职能,这在呼叫中心许可证申请环节也有所体现。
因此,如何让特定的人群获知、了解、熟悉及习惯通过这种特殊的门户来与企业传达相关的信息,这本身就存在一个市场开拓的问题。
采用特定的服务号码,如95-或96-字段的“特服号码”,企业800被叫方付费号码),通过外呼( Outbound call)或短信群发等形式,配合采用市场广告宣传等手段,让特定的客户群体接受并乐于釆用这种信息渠道是呼叫中心管理的策略和方法中的第一环。
对于外包型呼叫中心来说,其价格确定、市场牵引、市场驱动、服务特色建立等都对这种推广产生重要的影响。
2、预测呼叫中心的规模
呼叫中心话务量的估算有一套严格完善的方法和算法。简单地对一个客户服务机构的话务量进行估算,大体会涉及:客户数量、年增客户数量、现日处理电话数量、现有对外电话状况等主要因素;结合对平均通话时间的估算,我们将可以对现阶段所需的服务人员数量进行估算和短期预测。
3、具体的业务流程
业务流程是开展特定服务的工作规程,因此,业务流程的制定应简明清晰可操作,可以界定具体的负责人并分清责任。具体内容我们将在下文—呼叫中心管理的策略和方法中阐述。
4、项目管理